Notes du cercle 2 La facilitation d'intérêt général avec Utilo

Analyse d'une expérience de facilitation (co design par Tatiana)

une session facilitée par Hélène, Sabrina Isabelle


Participant.e.s :

Audrey
Emilie
Hélène
Sabrina
Nicolas
Prunelle
Mathilde
Morgane
Isabelle
Michel via le pad connexion adobe épisodique :-(
Tatiana
Yann
Anne Gaid
Sandrine
Anne

  • proposition de se connecter à 13h45 pour régler les soucis de connection ou utiliser un outil plus facile ? aujourd'hui nous allons jusqu'à 16h15 pour palier au temps perdu.

Brise-glace

Exprimer son humeur via un titre de livre, de film ou de chanson

Une expérience en facilitation de design par Tatiana

1 Présentation par Tatiana
Je vais vous parler de mon experience de designer graphique
Avant de commencer la facilitation, dans mon métier il y avait beaucoup d'incomprehension entre utilisateur et propositions produites.
Je me suis mise à la création d'ateliers participatifs. Ex : création de logo pour le service Culture
Nombre de participants max : 15
Je les a reuni dans un atelier collectif :
  • On commence par un brise glace : dessiner un animal imaginaire avec un seul crayon
  • En amont, j'ai préparé des visuel, images, pictos...
  • En collectif : je les fais exprimer les objectifs/ce qu'ils veulent exprimer
  • Par binôme : dessiner par deux et trouver les slogans associés possibilité de s'exprimer par dessin)
  • A la fin, exposé par binôme
  • 5 mini projets : on vote pour le meilleur projet.

A la suite je réalise sous photoshop et indesign
Cela marche plutot bien, gens satisafaits et logo proposé accepté

2. Travail en sous groupe sur la compréhension

Réflechir par groupe pour analyse de la situation : quelles questions avons nous pour préciser sa situation ?
Dans les notes, les réponses de Tatiana sont mises en italique
lien miro :
Groupe 1 :

  • Dans quelle type d'activité elle intervient au-delà de la création de logo ? design de services
  • y-a-t-il plusieurs projets au sein de la même session ? Un seul projet
  • pourquoi un vote ? ou toute une équipe en format compétition ? Pas de competition, je pose une qustion à tout le monde, Quelle proposition répond le mieux aux objectifs ou quelle proposition vous plait le plus ; il peut y avoir plusieurs sélectionnés selon les éléments
  • Comment elle invite des gens qui ne savent pas dessiner à y aller ? est ce qu'il ya des pré requis ? le rôle du brise glace "animal imaginaire" ou dessiner un chat avec des formes géométriques ou avec des pictos et de la colle et un ciseau
  • En combien de séances ? une seule séquence
  • Pourquoi ne choisir qu'un seul projet ? le vote peut avoir la majorité de vote pour un dessin, et le slogan pour un autre. s'il y a un clivage on peut prendre un élément d'une proposition et un élément d'une autre
  • Pas de gradation dans son déroulé de séance ? billet d'humeur avec animal imaginaire puis logo il faut parfois rentrer dans 2H
  • Comment arriver au consensus ? gérer les frustrations ? en discutant les participans trouvent les compromis
  • Ateliers par binome de proposition de slogan et logo : comment elle fait sa partie à elle dans la suite du travail ? comment elle s'approprie le travail ? une fois le visuel a été choisi, je pose pleins de questions, et j'envoie au groupe deux propositions légèrement différentes, ensuite par les retour je finalise la proposition
  • comment ne pas créer de déception entre charte rennes métro ou autre et le super logo que l'équipe a fait ? nous sommes souvent confronter aux contrantes, il faut les poser des le début,je n'ai pas rencontré ce genre de problème, sinon je les exposerai au début
  • Question bonus (je sais, j'ai pas le droit....) ? Tatiana a-t-elle essayé des outils de photolangage ? je prépare en amont, avec des éléments à prendre en compte une chouette pour le café hulotte, je prpare des ilages graphiques des tableaux de picto , crayons de couleur feutres

Groupe 2 :

  • A t'elle documenté sa pratique ? Ecrit sa démarche quelque part ? non piochée sur d'autres expériences tel un brise glace collectif sur le dessin collectif d'un paysage
  • Combien de temps cela dure ? entre 1h30 et 2h
  • Comment elle organise son groupe, qui participe ? de façon à ce que tous les acteurs soient concernés et les services demandeurs , un atelier sans chef ou tout le monde décidait enseimble
  • Comment se fait le vote ? Pour l'instant, en présence, vote avec les gommettes : grosse gommette rouge pour coup de coeur, petites pour autres choix
  • Comment elle amène sa technicité, son expertise dans la co-construction ? quelle est sa plus value, son expertise la dedans ? dans l'exécution selon les choix et indications
  • Comment garder la neutralié ? je ne m'exprime pas sur les choix, demande juste des précisisons
  • Comment la facilitation favorise la réalisation ? M'aide à mettre tout le monde d'accord sur les proposition, évite de recommencer le projet plusiuers fois.
  • Comment elle passe de la posture de facilitatation à celle d'expert ? Partie prenante comprend les enjeux et moi aussi : on se met d'accord


et en conclusion de Tatiana :
  • apprend bcp à écouter les participants,
  • difficulté : faire participer tout le monde pour que les personnes les plus discrètes puissent apporter leur pierre à l'édifice


3. Mini word café / Analyse collective du projet

3 groupes mini world cafe pour analyser la présentation de Tatiana
2 mn par question autour de 5 questions

Ce que je ne comprends pas
  • y-a-t il d'autres usages que pour les logos
  • biais des gomettes une methode pour décoincer les en résisatnce
  • comment est evalue le nombre de participants difficle au delà de 15
  • frustration du designer ?
  • comment elle arrive au consensus tout le temps ? les outils de facilitation m'aident beaucoup
  • objectif de leur logo, de la cible n'est pas précisé ? (peut être qu'il y a un travail en amont ?) oui bien sûr
  • comment elle gére les deux postures ? Je garde la posture de facilitatrice,
  • comment elle sa'ssure que cela atteint la cible au dela de la satisfaction des personnes ? Par les retours des agents, la satisfaction du public cible final

Ce que j'ai aimé ce que je garde

  • plus participatif au terme d'une commande donc plus représentatif, plus enrichissant que juste une commande,
  • évite le delta entre brief et livrable
  • moins de déception à l'arrivée
  • l'apport d'expertise
  • amener à agir malgré leur peur
  • le temps tres court cela peut tenir en 2h
  • co-creation
  • l'efficacité
  • "couillu", engagement car à terme, pourrait faire penseexpertr qu'on n'a pas besoin de poste de graphiste expert
  • Un autre regard sur la métier de designer : celui qui sait faire penser et s'exprimer : expert + facilitateur
  • une nouvelle façon de travailler

ce qui m'a surpris
  • un bel exemple d'intelligence collective
  • un sacré changement de posture quand on est l'"expert"
  • qu'elle arrive à les faire exprimer ce qu'ils veulent
  • savoir leur donner confiance , favoriser leur pouvoir d'agir
  • passer par de la facilitation pour ce type d'exercice
  • personne ne lui a dit : c'est ton boulot !
  • dialogue avec le commanditaire intéressant
  • pas de phase de maturation de divergence
  • notion de process court : c'est un one shot
  • délégation au client amené à réaliser
  • résultats dans le temps imparti
  • nombre personnes impliquées ur un logo
  • application possible à tout type de projet

ce que j'aurai fait différemment

  • le vote : système de points cachés.
  • photolangage pour avoir une direction, un ressenti plutôt que la concrétisation du dessin
  • fait faire par une tierce personne
  • documenter pour échanger avec des personnes ayant une démarche analogue
  • commencé par un échange indiviuel
  • analyse la demande initiale avnt l'atelier collectif
  • temps un peu plus long pour la créativité qui peut demander plus de temps


autres remarques
  • place des élus et des usagers ? lien avec la charte graphique ?
  • quelle est sa marge de manoeuvre à elle ?
  • plus éxécutante que créatrice ?
  • effet d'entrainement : plus de commandes ? plus d'engouement ?
  • proposition retranscrite qui au final ne plaise pas
  • est ce que l'acte créatif est complètement aligné avec la commande ?
  • est-ce qu'elle s'y retrouve en tant que designeuse ?
  • un pas de cote par rapport au fonctionnement des collectivités comment c'est vécu, quels retours
  • la place de ses choix en amont (images, picto) son role de designer est plus en filigranne

Retour à Tatiana et Yann pour un feed back et suite

l'apprentissage que l'on a eu de cette séance
  • le travail en étoile qui permis d'approfondir
  • partir d'une situation vécue par un participant
  • la visio n'apporte pas le même échange qu'en présenciel est ce possible d'avoir une séquence en présenciel ? l'outil compliqué rajoute une dose de stress voire d'énervement
  • permet de se projeter comment je pourrai l'utiliser

Comment l'avez vous vécu ?
  • démarrage assez frustrant
  • insatisifaction à cause de l'outil
  • bien préparé pour un résultat moyen

Remarques

  • idées ; garder quelqu"un pour ramenr les personnes (un peu brutal), timer miro payant
  • prise de parole fluide entre vous
  • importance d'être à plusieurs pour gérer la visio et les difficultés
  • pertinence de l'exemple choisi, facilement appropriable, tres agreable de pouvoir en discuter



Suite

les idées :
  • Le travail préparatoire / le cadrage à mener (ou pas) en amont de la facilitation
  • L'analyse du groupe des participants dans la facilitation et la posture (encore elle) à adopter en fonction.
  • possibilté de reprende le travail de la séance précédente
  • un fil rouge ? est ce que quel"un a un projet qui pourrait etre un fil rouge ?
    • 48 rectutement pour un conseil de dévéloppement de 65 personnes acceuillis le 15 mai
  • (rédaction d'un brief sollicité)
  • animation d'atelier, retour d'expérience d'usage d'Utilo
  • 2 séances plus de temps de debrief d'un REX
  • une séance sur ce que l'on apprend


qui propose la facilitation du 9 mars ?
... pas de trop à 3 (2 fois 1h pour ce cercle 2)
sur la même trame que cercle 2 ? cela peut simplifier

ou passer en codev sur la pleinière ? ou plus simple sur une grande réunion ?
reste ouvert aux propositions via la lite de diffusion

Tour de cloture

on avance, on avance
merci pour le chocolat
qu'allons nous faire de nos mains
allumer le feu
ramons


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