Notes du cercle 4 le 16 mars : "Pratique d'un accélérateur de projet"

La facilitation d'intérêt général avec Utilo

Quelques liens

- l'accélérateur de projet sur Interpole - accelerateurdeprojet2022 accelerateurdeprojet2022 - liens vers les pages wiki des cercles :

• ajouter les diapos de Tatiana et lien vers la fiche Utilo 19

Participant.es

• Michel Briand
• Sandrine Hamon
• Audrey Auriault
• Anne Gaïd
• Sandrine
• Nicolas
• Isabelle
• Hélène
• Mathilde
• Yann
• Tatiana
• Anne
• Prunelle
• Isabelle
• Mathieu

Bienvenue

Exercice rapide de relaxation pour être présent.e
Un exercice pour atterir ... expression pour se sentir présent à cette séance
- je ne sais pas
- compliqué de se libérer aussi fréquemment et donc de se sentir libre
- migraine aujurd'hui qui com:plique la présence
- en attente du co-développement
- contente d'etre la et de voir un co-développement
- en attente d'un go pour oraganiser un séminbaire débit juin
- petite migraine, en attende de voir ce que cela va donner
- pb pour une personne sour mac
- tout va bien
- ... non compréhensible .. C'est tendu au boulot en ce moment avec un nouveau directeur très exigeant, pas très facile de se connecter au groupe
- Désolee, je n'entends plus. Je ne sais pas comment me connecter à la plate-forme car mon ordinateur a un pare feu qui bloque l'accès.
- un peu la course, message pour absence la semaine passée resté dans les spam, pb de caméra aujourd'hui, tête plein de projets
- contente d'être la
- Besoin de couper les caméras
- Contente d'être là
- En joie de voir que l'accelerateur de projet mobilise, sensible aux questions de migraine !

Déroulé

aujourd'hui des accelérateurs de projet autour de deux situations

• choix du cas
• en sous groupe durant 1h ,
• debriefing en grand groupe et tour de conclusion

les projets
Isabelle : Dinan Agglomération, organisation d'une journée de plénière pour acceuilir de nouveaux participants au conseil de développement de l'agglomération

Nicolas : Commande : diagnostic sur le remplacement des
Atelier : comment collecter une analyse de leur travail

atelier avec Nicolas

J'ai été saisi d'une commande :
Diagnostic sur la mission "remplacement-recrutement" parce que pas satisfaisante aujourd'hui : enseignants ; personnels administratifs
Plusieurs enjeux : pédagogiques, politiques : prioritaires du gouvernement, médiatique : vrai sujet sur le fait d'avoir des enseignants / intérêt du métier

- Diagnostic à établir : méthodologie :

• Lister et reprérer l'ensemble des parties prenantes (chefs de bureaux)
• entretiens avec questionnaires pré établis
• Entretiens, verbatim... compréhension des difficultés

pour décortiquer jusqu'au bout le process : calendrier / parties prenantes / outils / sens du travail / ressentis émotionnels pour voir des irritants et les travailler

• Comprendre comment se passe un process de recrutement et remplacement, et aussi travail sur le sens du travail, ressenti emotionnel

Questions d'éclairage

• fait-on un rapport de diagnostic ou déjà pistes d'améliorations : comprendre le process de A à Z et les gens qui le font
• 2 ateliers : un pour le métier "enseignant" ; un pour tous les autres métiers
• Durée : 3 heures max
• Ressortir avec une chaine de processus
• recherche de regards et challenge sur la propostion
• Mon besoin : retour sur l'atelier sur le processus, les émotions...
• J'avais déjà fait quelque chose de proche avec des cartes actions/actions...
• Périmètre territorial : mission académique, sur le territoire régional en Bretagne ; on traite que le 2nd degré (collège, lycée et supérieur dans les lycées)
• Parties prenantes interrogées (6/8 entretiens) : chefs de bureaux (ceux qui gèrent les carrières, contractuels...) chefs d'établissements ; gestionnaires des remplacements ; inspecteurs (visa pédagogique) ; les équivalents dans l'enseignement privé (qui ont une organisation différente);
• Dans le même projet, avoir les deux dimensions : sens, valeurs / process : souhait de Nicolas que les agents puissent exprimer leurs émotions au moment de chaque étape. Volonté de recueillir un avis sur les outils utilisés. Peut-être trop d'objectifs de récolte ?
• Présence de fonctionnaires et contractuels ? Non, avec les agents administartifs en charge du recrutement et du remplacement, en équipe. Présence des chef.fe.s : attention portée à la parole dans ce cadre
• Ensuite, on ne sait pas ce qui sera fait de ce diagnostic : Comprendre ce qui constitue le process : inclue t'il la fidélisation,

Demande

J'attends de vous que vous m'éclariez sur l'organisation d'un atelier avec des agents pour bien comprendre toutes les étapes, les acteurs et les outils qu'ils utilisent pour remplacer des personnels et recruter des contractuels et recueillir leurs émotions
- Recherche de parcours de l'usager (agents) : bien différencier les différentes étapes, comment fluidifier ces étapes
- Intéressant d'associer les recrutés sur les mêmes étapes du recrutement
- Enjeu d'objectif assez clair pour ceux qui participent ; savoir ce qui sera fait de ce diagnostic (très important pour les participants)
- Recensement : comment ça se passe aujourd'hui (dessin) / atelier en présentant ça + partage des révélations (cf.utilo)
- Attention particulière au cadre de la prise de parole (confidentialité / etc) ; travailler sur la préparation du groupe (attention aux liens hiérarchiques entre les personnes).
- Carte d'empathie (cf.utilo) ; le fil de la perfection (j'aurai mis 10 si... ; je n'ai pas mis 0 parce que...)
- Processus théorique et processus réél : les cas de figure qui font "déraillé"
- Avec astuces/cartes joker
- en Co-dev

• cartographie des parties prenantes
• brise glace en amont pour faire un peu connaissance
• Plusiuers pistes :
• Articulation des étapes
• A chaque étape ce qui s'y passe
• Reconstruire ensuite, les pistes d'amélioration par étapes et au niveau de l'articulation

Aller chercher aussi les solutions qui marchent, ne pas mettre seulement le point sur les irritants

Plan d'actions

Ce que Nicolas avait en tête

• Brise-glace : par exemple le crazy job
• Speed boat pour avoir une métaphore du bateau
• Parcours utilisateur
• Ce qu'on peut améliorer- DIKA/étoile du changement

• Il y a peut être un hiatus sur la présence du chef - décision à prendre
• Introduction sur les objectifs, le cadre de parole...
• Envie d'être dans un atelier très pratique : je n'en peux plus des discussions! Mettre les participants en production
• Faire une time line, avec des cartes ?
• Mettre des verbatims des entretiens dans le process (à différentes étapes)
• Parcours process plus que parcours utilisateur
• Calendrier contraint : venir avec une carto des parties prenantes
• Faut-t'il venir avec un scénario et des variantes ou plusieurs ?
• Cartes contraintes
• Rapport à adresser aux agent.e.s
• Vigilance sur le timing de la séance, les objectifs et ce qui va être fait de ce qu'on attend de nous

  > volonté d'amélioration VS diagnostic

atelier avec Isabelle

présentation cas Dinan

• un conseil de développement instance obligatoire consultés sur des démarches cadrées aujourd'hui 22 pour max 65 pleinière d'acceuil en mai ; ont perdu du monde par absence sens ou de sintiments d'utilité
• une envie commune de participer
• 43 candidatures reçues
• travail avec les anciens
• certains ont encie de participation, d'autres pour un formalisme du cadre
• pas de réelle commande
• présence élu, DGS, et peut être président
• lieu non identifié
• contrainte d'un temps informatif sur le cadre compétences,
• cadre de travail : une matinée,
• créer un moment qui facilité l'inclusion, passer de la particiaption àa la coopération
• une sélection par cooptation d'un jury composé à partir des anciens

questions d'éclairage

• saisi par la collectivité ou se sasit de lui même ? dans le cadre du SCOT : associé comme observateur sur la formulation des habitants
• lorsqu'il y a des propositions y a-til une réponse ? un peu d'incompréghension besoin d mieux formuler
• élus inclus à la pleinière
• cadrage du fonctionnement du conseil de developpement
• salle conseil communautaire assez solennelle autour d'une tribune : lieu possible mais non imposé

Quelle demande claire à faire au groupe

Je voudrais que le groupe m'aide à :sélectionner des outils , adaptés à de grands groupes qui ne se connaissent pas ,comment enchainer un travail d'information et du travail en groupes en intelligence collective, quelle posture adopter ?

• premier temps convivial pour donner le ton de la journée
• avoir un badge avec son nom
• mettre un picto sur son badge
• les inviter à
• éviter de faire du descendant par le président en premier
• un argumentaire pour expliquer les options et passer de la participation à la coopération.
• temps de préparation avec les élus et les membres : expliquer pourquoi tu as choisi les options que tu auras choisies.
• aller à contre courant avec le côté froid de la salle : hacker des nouveaux à la place des présidents et inversement. hacker ce qui est institutionnel.
• changer l'ordre protocolaire dans la salle
• changer de salle.
• plutot qu'un diaporam une expo avce les diapos : mettre les diapos en tres grand, inviter les participants en petits groupes à circuler avec qch d'assez rythmé de panneau en panneau, prendre connaissancee de la collectivité, des attentes,... et leur demander les valeurs ce que ca implique pour eux,..
• pour faire se rencontrer des personnes qui ne se connaissent pas: : un accueil solennel court ( pour rassurer) pas plus de 5 min convivialité, chaleureux, qui porte le sens de la journée : puis brise glace "léger" par ex lancer des questions très générales : qui vient d'où ? qui s'est levé très tôt ce matin pour venir ici? et les gens répondent à bras levés,
• autre ex: le bingo humain: https://fr.wikihow.com/jouer-au-bingo-humain : créer un quadrillage d'une vingtaine d'actions en lien avec la transition écologique et le développement : trouver les personnes pour remplir un carton ou une ligne . Chque participant est invité à interroger les autres successivement pour trouver des actions en commun. au fur et à mesure; il coche ses cases. Le but est de remplir une ligne dans son carton le plus rapidement possible
• Ensuite un temps collectif sur l'intention de cette journée: Le facilitateur invite chacun a répondre sincèrement à cette question: Qu'est ce qui ferait pour moi que cette journée sera particulièrement réussie: d'abord 1 min seul puis en sous groupe de 3 ou 4: échanger pendant 5 à 10 minutes. Cela met les participants en posture de réfléxion et d'écoute non pas seulement aux messages mais aussi aux personnes.
• Ce procédé de rélexion en petit groupe en échos à un message collectif pour approfondir et identifier ce qui résonne, ce qui réunit. Cela permet d'alterner des temps descendants et des temsp collaboratifs et personnels, en étant dans vraiment disponible à ce qui fais snens pour soi ( être acteur)
• Les sous-groupes peuvent réfléchir avec un questionnaire ou bien une question générale. On prévoit des temps de restitution ou pas, selon ce qu'on souhaite: faire intégrer et réflechir ou produire des décisions.
• Les temps descendants peuvent débuter par un court quizz, pour donner de l'interactivité.
• il faut aussi pouvoir engager les personnes encore dans ce comité de développement pour qu'ils puissent t'assister dans la produciton à faire en amont et le jour J.
• se faire des alliés, une petite armée de petits bras plutôt que d'être en mode vishnu. créer la petite équipe autour de soi : imaginer que les anciens parrainnent les nouveaux. ou que eux puissent venir témoigner pour embarquer les nouveaux.
• 2 populations dans ce co dev : pro coopératif et plus client tradi : proposer dans le discours des choses pour chacun pour les emmener dans la prépa.
  • clients plus tradi : vouloir des choses descendantes : les embarquer sur le support : l'expo est intéressante. et ils pourront choisir les thèmes.
  • les plus coopératifs : animer des tables en petits groupes.
• faire du descendant déambulé
• quelles sont nos valeurs qu'on défend : proposer la création d'un blason par pettis groupes et mis en commun en fin de journée.
• même chose sur le fonctionnement : en commissions ?
• Les 2 champs d'action sont à actionner
• à la fin de la journée : tu as le blason et le mode de fonctionnement.
• en fonction de ce que tu connais des nouveaux, imaginer des regroupements avec l'idée de faire des groupes le plus diversifié possible pour rendre ses groupes plus productifs.
• idée que les anciens puissent apporter leur éclairage au nouveau : déambulation après un temps commun pour se connaitre un peu, se rencontrer. avec les anciens qui seraient briefés pour accueillir les nouveaux. il y a un biais : bien souvent les anciens qui restent sont ceux qui ont accepté le fonctionnement actuel.
• temps d'expression sur les attentes et envies des nouveaux peut être fait sur un mur d'étiquettes : chaque nouveau doit remplir une petite feuille. quelle est sa démarche ? pour avoir une image de la future assemblée de Codev : quelle est son empreinte ? sa carte d'identité ?
• dans les temps morts, penser à des choses à faire en asynchrone pas forcément dans un atelier : un post it à l'arrivée, remplisser le dans la journée.
• à l'image des conventions citoyennes, interroger sur quels sujets ils voudraient être formés ou informés pour élaborer des propositions argumentées
• posture de facilitation : pas Vishnu. plus au pilotage : chef d'orchestre et s'effacer pour les participants / facilitatrice dans les phases de préparation.
• travailler pas seulem nt le contenu mais aussi le déroulé ... guide le travail .
• faire confiance au processus, bien le travailler pour que tu puisses avoir confiance en lui. intentions un peu specifiques
• faciliter ta satisfaction : anticiper et penser à ce que tu vas pouvoir livrer : savoir en amont ce qui va être livré par le co dev. livrable clair sur lequel t'appuyer et le co dev pourra s'appuyer.
• indiquer qq jalons pour la suite du travail tel les accords de groupe., les dossiers possibles ...

à traiter en mode de fonctionnement en sous groupe.

Ce qu'Isabelle en retient

• idée d'expo en déambulation qui met les personnes en mouvement
• adapter selon leur personnalité et les envies (coopératifs, tradi)
• idée de référent ancien
• table ronde sur les valeurs
• peur que sur le fonctionnement ca fasse peur à certains
• mur d'expressions sur attentes et envies : petite carte d'identité liée à leurs territoires
• badge avce un prcito lieu d'ou ils viennent
• repartir avce quelquechose :livrable : avoir un livret d'accueil :
• posture chef d'orchestre
• accords de groupe compliqué sur le premier temps car ce n'est pas une journée complète

sur le vécu : chouette, pas paru difficile, cadeau, beaucoup apprécié, cadeau réciproque

Debriefing

• un peu court
• limite les discussions entre nous
• serait on plus efficace si on avait plus de temps ?
• etre contraint amene à aller aà des propositions directement
• Audrey partage une methode, trouve court le temps de présentation de 12 mn :
• c'est plus acceleratur que co-développement ; les grosses différences :
  • on va vraiment sur la personne la situtation de la personne, là on était sur le projet
  • séquencage où on a un ping pong entre clients et consultants permet de clarifier la situation
  • le séquencage aller retour permet de clarifier, le va et vient permt de faire avancer
• échange en visio parasité par pb de micro etc
• rôle du facilitateur : yann l'a plutôt bien fait : 2 3 choses importantes : respecter le temps et les cosignes, recadrer quand on partait plus en débat, ce n'est pas le rôle des consultants, ils sont là pour fournir des pistes.
• les idées fusent dans tous les sens, une question complémentaire vient et le temps de la clarif est passé, c'est un peu frustrant, les consignes sont importantes pour avancer et ne pas s'engluer dans les discussions.
• questions sur la formulation de la demande : comment faire pour ... ? Puis chaque consultatnt formule ce qu'il.elle en a compris . "J'attend de vous que vous m'éclairiez sur..."
• s'assurer que c'est ce qu'attend le client en tant qu'individu, et non pas que ce qui est attendu par la hiérarchie, ou ce que pense que la hiérarchie attend.
• quelle seraient tes intentions pour la réussite de ce projet ? c'était plus light que dans un co dev plus long.
• le client et le groupe se mettent d'accord sur la demande du client. on refait un tour une fois qu
• le client a formulé la demande. le groupe est il en accord sur sa capacité à aider le client ? on refait des tours jsuq'uà ce que cela fasse consensus.
• parfois on s'éloigne de l'expression du pb pour arriver à qch de plus personnel : ça ouvre le champ des possibles et permet aux consultants de se sentir en capacité d'aider le client.
• Tatiana partage une expérience avec un jeu de cartes qui permet de reformuler la problématique au moins 5 fois
• en tant que consultant on y trouve aussi son compte, ca ne reste pas utile que pour le client. important : question de l'écoute transformatrice : écoute pleine et entière du client. c'est formateur ! dans des structures où ca manque.
• trouver de la méthodo sur cette vertue ou sur la facon dont le client est amené à écouter. c'est de l'ordre du lacher prise, et de faire le tri après.
• c'est aussi un exercice pour apprendre à écouter.
• conseils sur la constitution du groupe de consultants ?
• en co dev : dédié à un groupe pérenne entre pairs : il va y avoir plusieurs séances de co dev : le groupe va peu à peu apprendre à se connaitre et à travailler ensemble. entre pairs il faut éviter des gens qui seraient en position d hiérarchie, ou qui se cotoient dans leurs fonctions

garantir la confidentialité des échanges. les consultants ne doivent pas être impliqués personnellement par le sujet. de la diversité dans les participants plus c'est riche.

Tour de cloture

• Riche, c'est intéressant, et fluide
• Je me suis plus retrouvée dans cette séance ci
• fond et forme étaient présents
• Satisfait : m'a permis de voir cette version condensée de l'accélérateur et les différences avec le co-dev. Bien aimé le côté dynamique du brise glace
• Intéressant, chouette
• pas trop de pb de connection : Communauté qui vient s'entraider : m'a fait penser aux besoins exprimés le 1er jour
• à plusieurs cerveaux on avance plus vite : crédit temps utilo ?
• 2ème dans la journée, 6ème heure de visio: chaud mais c'était chouette
• bcp appréciée l'exercice en tant que cliente, chouette d'expérimenter ce que je ne connais pas
• séance fluide
• Une première accélération de projet pour moi. Un peu à distance avec la migraine mais une mise en situation très enrichissante. Merci pour cette séance !
• intéressant de voir dans quelles conditions on peut remettre cette séance
• et bémol : la visio n'amène pas le même travail.