Notes du cercle 6 CO-apprendre à être facilitateur... dans son organisation


  • Facilitatrices :
    • Mathilde Freyard
    • Emilie Riche
- Présent.s : Mathieu, Morgane, Audrey, Yann, Tatiana, Mathilde, Michel, Emilie, Isabelle, Benoit, Nicolas

Mot de bienvenue / présentation des facilitateurs

  • Brise glace : Blob pitch, visuel avec les bonhommes qui jouent au foot issu de game without frontier

Partage de l’intention du cercle CO-apprendre à être facilitateur... dans son organisation

  • réatterrissage en interne
  • légitimité du facilitateur interne
  • analyse de risques / évaluation des facteurs de réussite du projet de facilitation

Rappel des accords de groupe

  • écouter avec bienveillantce non jugement
  • participer activement, engagement
  • expérimenter, pratiquer
  • créer oser
  • produire concrètement (trace)
  • partager
  • accepter les émotions
  • s'entraider dans et hors des cercles
  • le cercle s'auto régule
  • être attentif à ce que chacun-e puisse s'exprimer
et aussi pour la visio
  • couper les micros hors temps de parole
  • laisser les écrans
  • possible de passer par l'écrit pour les questions
  • besoin de faire une pause ? à priori non, possible de se lever, de bouger bien sûr.

Répartition en sous groupes :
groupe 1 : Biblioremix

Objectif : à la fin de la session, chaque participant est en mesure d'évaluer les facteurs de réussite d'un projet de facilitation
  • la préparation
  • le déroulé
  • les suites

Une expérience : biblioremix, préparé et mis en place par Michel en tant que cadre de direction au sein de Télécom Bretagne et qui a été facilité par un facilitateur externe
lieu : bibliothèque dans une école d'ingénieurs (Télécom Bretagne devenue IMT Atlantique)
Dans un contexte où le prêt de livres diminuait, l’objectif était d'imaginer de nouveaux fonctionnements et usages plus connectés et coopératigfs, de construire plusieurs scénarios avec le personnel de la bibliothèque, enseignants et usagers.
Le projet a ensuite eté réutilisé dans l'évolution de la bibliothèque vers un tiers lieu de formation.
La démarche de Biblioremix a été reprise à la bibliothèque de Plougastel Daoulas par l'animatrice dela bibliothèque de Telecom Bretagne après son d"part pour cette bibliothèque (cf biblio)

Contribution de Benôt Vallauri un des développeurs de Biblioremix

POURQUOI BIBLIOREMIX ?
Génèse :
  • suivi des expériences muséomix => application sur les bibliothèques
  • Cleunay : inventer un format de bibliothèque en appliquant les méthodes de la facilitation pour créer un déroulé cohérent et coconstruire de nouvelles manières de fonctionner
  • essaimage dans d'autres bibliothèques
  • animation dans des lieux et montrer aux personnes du lieu qu'elles étaient en capacité de l'animer elles-mêmes
2 clés
  • partager l'intention et que ce soit bien compris en amont
  • démarche coopérative (communs) : les idées qui émergeront "collecte participative" ne seront pas forcément toutes mises en place
Principes d'organisation
  • Trouver les personnes qui participeront
  • Trouver les usagers en les démarchant individuellement
  • Equilibre des 3 tiers : personnel / usagers / experts
  • Embarquer les gens moins convaincus notamment le personnel (moment de cohésion)
  • Accorder beaucoup d'importance à la documentation de l'évènement / on fabrique quelque chose qui va être utlie à la communauté
Format
  • format 9h/17h
  • 25 participants maximum - 20, c'est la bonne échelle
  • ne pas faire de tour de table, planche avec 6 badges de compétences, on met uniquement son prénom avec ses compétences (bricoleur, lecteur, ...)
  • accueil café et personne ne doit rester seul
  • Présentation de la journée
  • respect de règles, du cadre qui permettent de travailler en groupe (cf : forum ouvert, règle des 2 pieds, tu ne peux ni apprendre ni contribuer donc il doit quitter le groupe) >/ en une cinquantaine de réalisations une personne a été exclue une fois car il venait uniquement avec des revendications
La phase d'idéation
  • brise glace pour préparer la créativité (ex : objet bizarre et chacun doit dire un mot qui lui passe par la tête)
  • production d'idées 1h30 : brainstorming géant sur une 30aine de questions avec post il, c'est l'animateur qui dit oralement ce qui est inscrit sur le post it / chacun repose de nouvelles idées sur les idées des post it des autres jusqu'à ce que ce soit épuisé "on commence à avoir des idées innovantes quand le cerveau est fatigué et qu'on ne réfléchit plus" => il faut réagir et ne plus réfléchir
  • Préparer des questions (une trentaine)
  • question de purge : qu'est-ce qu'une bibliothèque ?
  • question plus ouverte pour proposer des idées
  • questions fermées
  • Pause
Travail collectif sur les idées, maquette
  • 15 mn collecivement ou individuellement pour regrouper les idées produites sans règles spécifiques ce qui entraîne un dialogue naturel entre les participants => phase de constitution des équipes autour d'un thème qui vous plaît plus, 1 équipe = 4 personnes
  • par groupe, il faut qu'il fasse ressortir une intention commune qui va être déclinée sous une forme opérationnelle (maquette), temps compliqué pour s'accorder => cf utilo p24 "crazy eight" pour solutionner ce problème 8x1 mn pour avoir 8 idées à partir des post il qu'il y a sur la table => ensuite on les détaille (exploration / définition / scénarisation) pour aller jusqu'à la maquette.
après
une demi journée de débrief et faire le point sur ce que l'on va mettre en place
faire le point avec les décisionnaires
primordial que les usagers aient un retour sur les idées produites et ce qui va être mis en place

Quelques liens sur le sujet des "Remix" et l'exemple du biblio remix


Sur des sujets proches en Bretagne voir aussi :

Groupe 2 : Facilitateur interne

Objectif : à l'issue, chaque participant est en mesure d'évaluer s'il est légitime ou pas pour mener tel ou tel projet de facllitation
Support : Outils libres colibris ) repris ci-dessous :

intérêts de la facilitation interne :
  • Coté couteau suisse : proposition d'idées d'animation
  • Connaissance du projet et des enjeux
  • Amener à un consensus partagé
  • Culture commune
  • Mettre en collaboration des collègue ou services qui communiques peu
  • Permette davantage d'expression des collègues
  • Connaissance des dynamiques internes
  • Collecte d'infos off
  • Réactivité
  • Possibilité de suivi : voir ce qu'il advient de l'intention
  • Efficacité de la récurrence
  • Favoriser la transversalité en « dépassant les silos organisationnels »
  • Connaissance de la cartographie des acteurs
  • Connaissance du projet et des enjeux
  • Commencer par nos projets
  • Expérimenter
    • Limites de la facilitation interne
    • Difficulté à faciliter le changement possible/nécessaire
    • Une facilitation "pretexte"
    • La perception qu'on en a
    • Difficile d'être un tiers
    • Partie intégrante du jeu systémique
    • Rôle mal identifié dans le projet
    • Comprendre avec quelle casquette on intervient
    • Une bonne connaissance des apports possible de la facilitation
    • La facilitation vu comme quelque chose de magique
    • Qui arbitre : cadre/mandat clair
    • Pouvoir aller questionner la commande en elle-même (plus facile en tant qu'extérieur)
    • Problématique de prise de décision
    • Ne pas avoir de pouvoir sur les arbitrage (budget)
    • Les marges de manoeuvre
    • Injonction à la facilitation mais du mal à lâcher le pouvoir
    • Fatigue liée à l'attention demandée par la posture
    • Clarifier le temps de la facilitation : il faut que ça s'arrête à un moment !
    • Grand groupes
    • Sortir de l'outils magique/outils auto suffisant

    Pré-requis :
    • Légitimité du rôle de facilitateur
    • Posture du facilitateur
    • Neutralité
    • sincérité dans la démarche
    • Etre sponsorisé (soutien institutionnel)
    • Avoir un mandat : pour ne pas faire de la fausse participation
    • Être formé.e
    • Avoir un cadrage de son intervention
    • Offre de service du facilitateur interne
    • Reconnaissance des compétences des facilitateurs
    • Positionnement clair et visible dans le paysage
    • Clarifier son rôle ,par rapport à ses autres casquettes
    • Commencer "petit"
    • Etresassocié le plus tôt possible et pas forcément en mode pompier
    • Pouvoir se dégager légitimement si justifié
    • Implication des participants
    • Choix de la démarche de facilitation en tant que tel 'ni accompagnement ni coaching)
    • Groupe au clair avec les postures attendues : participation ...
    • Construire de la confiance entre commanditaire et facilitateur
    • Cartographie des participants : avoir les bons interlocuteurs
    • Passer par de l'expérimentation : par le faire pour montrer qu'il s'agit d'une véritable compétence
    • Valoriser la production : s'appuyer sur ses succès et en garder trace
    Différence entre facilitateur et autres acteurs de l'accompagnement
    • question du mandat hiérarchique ou non
    • la facilitation représente parfois un changement de paradigme dans nos organisations
    • comment accompagner ce changement de culture? s'appuyer sur des alliés en interne
    • c'est plus possbible de ne pas le dire qu'on en fait mais c'est encore tout à fait possible de ne pas le faire
    • comment on diffuse une culture commune?
    • les outils sont utilisés pour dépasser les biais de nos fonctionnements collectifs
    • amener les groupes à se regarder : quels sont nos travers de groupe?
    • cela donne un autre sens aux outils
    • expliquer pour on utilise un outil
    • suivi des plans d'action
    • frustration de l'intervention "one shot"
    • intervenir moins longtemps mais plus souvent, y revenir pour porter ce changement
    • ça peut être des petites choses, ex : intervenir au moins une fois en réunion
    • intéressant de voir ce que ça devient : est ce que ça va jusqu'au bout? qui sont les alliés qui vont jouer le jeu jusqu'au bout
    • question de l'acceptabilité : facilitateurs externes avec zone tampon en interne
    • ouvre boite 44 : débat entre ceux qui interviennent vaille que vaille et ceux qui ont besoin de comprendre le sujet et la culture de l'organisation
    • en interne : risque de fatigue lié à l'attention nécessaire sur le jeu d'acteurs...
    • accessibilité du facilitateur interne
    • facilitateur à plein temps ou pas
    • offre de service de facilitation
    • souvent on considère que l'outil se suffit à lui-même
    • à quel point ça peut faire perdre du pouvoir au commanditaire?
    • la finesse réside dans la négociation du mandat initial


    15h00-15H30 restitution en plénière


    15h45-16h Temps de clôture
    • Remerciements / synthèse
    • Ronde de cloture
    • Annonce des prochaines étapes : rencontre en présentiel le 4 et 5 mai

    Faut-il prévoir un temps?
    • 3 personnes pour le jeudi apres midi
    • 3 personnes pour le vendredi matin (-1 désisatement)
    • une date pour la préparation